Le logiciel KWHotel répond-il aux exigeances du RGPD ?
En raison de changements dans la réglementation concernant le traitement des données personnelles, en mai 2018, nous introduisons un certain nombre de modifications au logiciel KWHotel.

L'administrateur des données personnelles (ADP) est l'entité qui traite les données personnelles. Il est tenu de mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées assurant une protection adéquate des données traitées.
Le traitement des données dans le logciel KWHotel, exige que l'ADP (l'utilisateur du logiciel) entreprenne une série de mesures de protection, notamment l’application de la politique de sécurité, les instructions de gestion du système informatique, l’application des procédures appropriées et la formation des employés.


En application de la loi, nous fournissons les opportunités techniques nécessaires pour appliquer les dispositions du RGPD :

1) Ce règlement met fortement l'accent sur l'obligation d'information vis-à-vis des personnes dont nous avons l'intention de traiter les données. Chaque client doit donner son consentement et pour cette raison :

   a) Le système de réservation KWHotel Booking Engine (0.47 v.2) donne la possibilité de remplir l'obligation d'information (résultant de l'article 13) - il permet, entre autres, de déterminer l'objectif du traitement des données et la période durant laquelle les données acquises seront traitées. Pour plus d'informations cliquez sur ce lien.

   b) En outre, dans le système de réservation KWHotel Booking Engine (0.47 v.2), l'option de configuration d'une « autorisation électronique » appropriée à la réception de courriels, sera ajoutée.

   c) Dans le logiciel (version de bureau) KWHotel (0.47 et 0.46), l'onglet « RGPD » a été ajouté dans la fenêtre d'édition du client. Il vous permet d'enregistrer le consentement de votre client pour la réception de courriels, grâce auxquels il vous est possible de générer une liste avec les adresses de ces clients.

   d) Dans l'onglet « RGPD », à la demande de votre client, le logiciel peut également générer un fichier contenant toutes les données collectées sur la personne sélectionnée.

2) Le règlement « RGPD » introduit le droit à l’effacement, c'est-à-dire donne au client la possibilité de modifier ou retirer ses données personnelles de la base de l’hôtel. Le logiciel KWHotel permettra la suppression permanente des données si elles ne sont plus nécessaires - le retrait sera possible s’il n’est pas en conflit avec d'autres applications (p. ex. comptabilité qui exige le stockage des documents comptables pour une période minimale de 5 ans).

   a) Pour la version de bureau du logiciel KWHotel (0.47 et 0.46), la suppression automatique des données personnelles a été ajoutée. Après configuration correcte, le logiciel permettra la suppression permanente et irréversible des données personnelles sélectionnées. Pour plus d'informations cliquer sur «Configurer le RGPD ».

   b) Dans une situation où le client demande la suppression de ses données personnelles plus rapidement qu’il est spécifié par la politique de l’utilisateur du logiciel - dans la fenêtre édition client dans l'onglet « RGPD » - il est possible d'enregistrer ces informations et supprimer automatiquement les données après la réservation. Pour plus d'informations cliquerici.

3) Selon le règlement du « RGPD », les données doivent être sécurisées selon leur catégorie. Les données traitées dans le logiciel KWHotel sont, selon le « RGPD », des données personnelles ordinaires. Veuillez noter que le logiciel ne devrait pas stocker les numéros de cartes de crédit.

4) Du côté du logiciel KWHotel, des mesures de sécurité appropriées seront mises en place, tandis que l'obligation de protéger les données est imposée à toutes les personnes en contact avec elles- donc aussi aux utilisateurs du logiciel. L'un des types de protection des données dans le système informatique consiste à veiller à ce que des personnes non autorisées ne l'utilisent.
Le logiciel KWHotel permet d'attribuer un identifiant unique à chaque Utilisateur et de définir un mot de passe avec un haut niveau de sécurité. Il est possible de définir un mot de passe, p.ex. de 12 caractères, composé de majuscules et de minuscules ainsi que de chiffres ou de caractères spéciaux. De plus, dans la configuration, il est possible de définir un changement obligatoire du mot de passe selon un cycle déterminé (p.ex. des changements tous les 30 jours).

5) Dans le cas du logiciel KWHotel Pro, qui utilise la base de données Internet, il est également important d'assurer la sécurité de la transmission de données entre le logiciel KWHotel et la base de données MySQL.
L'hébergement de la base de données du logiciel sur nos serveurs permet le cryptage d'une telle connexion. Nous recommandons l'utilisation du protocole SSL, qui garantit la confidentialité de la transmission des données via Internet.

6) Selon le règlement, il est nécessaire de signer un accord approprié entre les entités traitant des données personnelles. Pour cette raison, une nouvelle version de l'Accord pour confier le traitement des données personnelles sera envoyée aux clients utilisant notre hébergement de MySQL.
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