07.3 Tworzenie kryteriów wysyłki wiadomości
Krok 1. Przejdź do menu Narzędzia > Konfiguracja > Email > Szablony potwierdzeń > zakładka “Confirmations”.

Krok 2.
Naciśnij przycisk “Dodaj”. Spowoduje to otwarcie okna kreatora wysyłki wiadomości.



Krok 3. Naciśnij przycisk “Next”.




Krok 4. Wykonaj następujące działania:

wprowadź nazwę potwierdzenia: będzie ona wyświetlana w oknie rezerwacji > Wystaw dokument.

wprowadź tytuł wiadomości mailowej; będzie ona wyświetlana klientowi w jego poczcie email.

wprowadź nazwę nadawcy: dzięki niej klient będzie wiedzieć, że wiadomość pochodzi od Twojego obiektu.

w polu "Odpowiedź do" wprowadź adres mailowy, na który chcesz otrzymywać odpowiedzi klientów.

zaznacz, czy dokument ma być widoczny we wszystkich hotelach: opcja ta ma zastosowanie w sytuacji, gdy na jednej bazie danych znajduje się kilka hoteli.
Jeżeli więc nie chcesz, aby inny obiekt korzystał z danego potwierdzenia, wystarczy odznaczyć tę opcję.

zdefiniuj odbiorcę danej wiadomości. Niezbędne jest wybranie co najmniej jednej z poniższych opcji, aby przejść do kolejnego etapu edycji szablonu.

Opcja A: "Wyślij na adres email klienta" - stosujemy ją w przypadku, gdy adresatem wiadomości ma być gość hotelowy.
Opcja B: "Wyślij na adres email właściciela pokoju" - stosujemy ją w przypadku, gdy adresatem wiadomości wcale nie ma być gość hotelowy, a właściciel danego pokoju / apartamentu.
Adres email właściciela ustawiamy w menu Narzędzia > Konfiguracja > Użytkownicy > edytujemy danego użytkownika, będącego właścicielem pokoju / apartamentu > Uzupełniamy pole "Email".

UWAGA! W przypadku wybrania opcji B, znaczenie ma pokój / apartament, który został przypisany do danego użytkownika.
Możemy to sprawdzić w menu Narzędzia > Konfiguracja > Użytkownicy > edytujemy danego użytkownika, będącego właścicielem pokoju / apartamentu > Pokoje widoczne dla użytkownika.

Opcja C: "Dodatkowe adresy email" - pozwala na zdefiniowanie konkretnych adresów email, na które zostanie wysłane dane potwierdzenie. Przykładowo możesz więc ustawić, aby wiadomość była zawsze wysyłana do kierownika obiektu.

Po uzupełnieniu powyższych informacji, naciśnij przycisk “Next”.



Krok 5. Wybierz dostępność danej wiadomości. Informacja ta będzie także wykorzystywana w przypadku ustawienia automatycznej wysyłki wiadomości w kolejnym kroku.

Do wyboru są następujące okresy dostępności:

- Po utworzeniu rezerwacji
- Przed rozpoczęciem rezerwacji
- Po rozpoczęciu rezerwacji
- W trakcie trwania rezerwacji
- Przed zakończeniem rezerwacji
- Po zakończeniu rezerwacji
- Po wprowadzeniu modyfikacji
- Po anulacji
- W dowolnym momencie

Każda z powyższych opcji posiada obok swojej nazwy ikonkę pytajnika, w której znajdziesz szczegółowe wyjaśnienie sposobu jej działania.

Po dokonaniu wyboru, naciśnij przycisk “Next”.



Krok 6. Zdecyduj, czy dana wiadomość będzie wysyłana ręcznie czy automatycznie.
W zależności od okresu dostępności wiadomości, który wybrałeś w poprzednim kroku, opcja automatycznej wysyłki może być aktywna lub nieaktywna.
Przykładowo, jeżeli wybrałeś opcję wysyłki w dowolnym momencie, automatyczna wysyłka nie będzie możliwa (brak możliwości określenia konkretnego momentu).

Jeżeli wybierzesz wysyłkę automatyczną, na kolejnych stronach kreatora będziesz mógł zdefiniować czas i warunki wysyłki danego potwierdzenia.
Zauważ także, że zaznaczenie tej opcji powoduje pojawienie się dwóch dodatkowych pól:

- "Podaj liczbę dni": wpisanie liczby spowoduje automatyczną wysyłkę po upłynięciu danej liczby dni.
Przykładowo, jeżeli wybierzesz dostępność szablonu "Przed rozpoczęciem rezerwacji" i wpiszesz wartość 3, system automatycznie wyśle maila do klienta na 3 dni przed rozpoczęciem rezerwacji.

UWAGA! Możesz także wpisać wartość 0, aby system wysłał wiadomość natychmiast po utworzeniu rezerwacji.

- "Podaj godzinę wysłania": szablon zostanie wysłany do klienta o wskazanej godzinie, jeżeli program KWHotel jest wówczas uruchomiony.
Jeśli w momencie wysyłki program jest wyłączony, KWHotel podejmie próbę wysyłki wiadomości natychmiast po jego ponownym włączeniu.

UWAGA! Możesz także zostawić to pole pustym, aby wiadomość była wysłana natychmiast po spełnieniu danego kryterium.
Oczywiście program KWHotel nadal musi być wówczas włączony lub wysyłka odbędzie się zaraz po ponownym włączeniu programu, jeżeli cykl wysyłki został pominięty.


W przypadku wybrania opcji ręcznej wysyłki, szablon będzie dostępny do wysyłki w oknie rezerwacji (opcja "Wystaw dokument").
Należy jednak pamiętać, że szablon wyświetli się tylko wtedy, gdy będą spełnione wszystkie warunki, określone przez Ciebie podczas tworzenia szablonu.

Po dokonaniu wyboru, naciśnij przycisk “Next”.



Krok 7. Wykonaj następujące działania:

- Wybierz język dokumentu
- Wybierz status płatności rezerwacji, dla którego wykorzystywana będzie dana wiadomość (pozostawienie opcji “pustej” pozwoli na wysyłkę dla dowolnego statusu),
- Wybierz źródło rezerwacji, dla którego wykorzystywana będzie dana wiadomość (wybranie opcji “Brak” pozwoli na wysyłkę dla dowolnego źródła),
- Wybierz pokój, dla którego wysyłana będzie dana wiadomość (jeżeli nie zaznaczysz tej opcji, wysyłka będzie możliwa dla każdego pokoju),
- Wybierz typ pokoju, dla którego wysyłana będzie dana wiadomość (jeżeli nie zaznaczysz tej opcji, wysyłka będzie możliwa dla każdego typu pokoju)

Każda z powyższych opcji posiada obok swojej nazwy ikonkę pytajnika, w której znajdziesz szczegółowe wyjaśnienie sposobu jej działania.

UWAGA! Aktualnie nie ma możliwości zaznaczeniu kilku pokoi lub kilku typów pokoi, na które dany szablon ma zostać wysłany.
Możesz więc albo wysłać ten sam szablon do wszystkich pokoi / typów pokoi albo utworzyć po jednym szablonie na każdy pokój / typ pokoju.



Krok 8. Wybierz szablon treści dokumentu, który chcesz wysyłać w ramach tworzonej aktualnie wiadomości.
Szablon to kombinacja treści wiadomości oraz załącznika do niej. W obrębie danego szablonu możesz także zdecydować się na zupełne pominięcie załącznika.

Istniejące już szablony możesz wybrać z listy (A). Jeżeli chcesz utworzyć nowy szablon, naciśnij przycisk “Nowy szablon” (B).
Aby edytować szablon wybrany z listy, skorzystaj z opcji “Edycja szablonu” (C).
Instrukcję tworzenia szablonów znajdziesz tutaj.

Po zakończeniu prac nad szablonem i wybraniu go z listy, naciśnij przycisk “Next”.




Gratulacje! Twoja konfiguracja wysyłki wiadomości została przeprowadzona pomyślnie!
Naciśnij przycisk “Zapisz”, aby zakończyć pracę kreatora i zapisać wyniki swoich prac.



Czy było to dla Ciebie przydatne?   




Powered by LiveZilla Helpdesk