08. Automatyczne wysyłanie potwierdzeń rezerwacji i innych dokumentów
Program KWHotel pozwala na wysyłanie potwierdzeń rezerwacji, podziękowań za pobyt i innych rodzajów dokumentów. Wysyłka może odbywać się na dwa sposoby:

- mailem (automatycznie lub ręcznie)
- SMSem (automatycznie lub ręcznie; wymaga dokupienia modułu synchronizacyjnego z SMS API).

UWAGA! Nim przejdziesz do konfiguracji automatycznej wysyłki powiadomień SMS, wymagane jest ustawienie synchronizacji z SMS API. Szczegółową instrukcję otrzymasz po zakupieniu modułu synchronizacyjnego.



Użytkownik ma możliwość stworzenia własnej formatki dokumentu (za pomocą wbudowanego programu do edycji formatek Fast Report oraz prostego edytora szablonów HTML) lub skorzystania z istniejących formatek.

UWAGA! Nim przejdziesz do konfiguracji automatycznej wysyłki powiadomień mailowych, wymagane jest ustawienie klienta pocztowego.

Krok 1: Przejdź do menu Narzędzia > Konfiguracja > Email > zakładka „Konfiguracja”.
Krok 2: Zaznacz opcję "Wysyłaj wiadomość z poczty programu KWHotel"
Krok 3: Uzupełnij konfigurację swojej poczty. Jeżeli nie jesteś pewien poprawnych ustawień, skontaktuj się z osobą, która zakładała pocztę w Twoim obiekcie lub poszukaj poprawnej konfiguracji w Internecie.
Krok 4: Po wprowadzeniu danych, naciśnij niebieski przycisk "Test". Spowoduje to wysłanie wiadomości testowej na Twoją pocztę.
Krok 5. Jeżeli test przeszedł pomyślnie i na Twoją skrzynkę trafiła wiadomość testowa, możesz zapisać zmiany.




***** KONFIGURACJA WYSYŁKI POTWIERDZEŃ MAILOWYCH i SMS *****

Konfiguracja nowych oraz edycja istniejących formatek odbywa się w menu Narzędzia > Konfiguracja > Email > Szablony potwierdzeń > zakładka "Confirmations".

Po otwarciu okna, ujrzysz następujące informacje:

A) Maksymalny rozmiar pliku: determinuje maksymalny rozmiar załącznika, jaki można dodać do szablonu. Nie może przekroczyć wartości 2MB.
B) Lista utworzonych szablonów: pokazuje wszystkie istniejące oraz utworzone przez Ciebie szablony, ich język oraz czas wysyłki.



Aby dodać nowe potwierdzenie, zastosuj się do poniższych kroków:

Okno 1. Naciśnij przycisk "Dodaj".



Okno 2. W nowo otwartym oknie kliknij "Next".



Okno 3. Wykonaj następujące kroki:
- wprowadź nazwę potwierdzenia: będzie ona wyświetlana w oknie rezerwacji --> Wystaw dokument.
- wprowadź tytuł wiadomości mailowej: będzie ona wyświetlana klientowi w jego poczcie email.
- wprowadź nazwę nadawcy: dzięki niej klient będzie wiedzieć, że wiadomość pochodzi od Twojego obiektu.
- w polu "Odpowiedź do" wprowadź adres mailowy, na który chcesz otrzymywać odpowiedzi klientów.
- zaznacz, czy dokument ma być widoczny we wszystkich hotelach: opcja ta ma zastosowanie w sytuacji, gdy na jednej bazie danych znajduje się kilka hoteli. Jeżeli więc nie chcesz, aby inny obiekt korzystał z danego potwierdzenia, wystarczy odznaczyć tę opcję.


W oknie tym masz także możliwość zdefiniowana odbiorcy danej wiadomości. Niezbędne jest wybranie co najmniej jednej z poniższych opcji, aby móc przejść do kolejnego etapu edycji potwierdzenia.

Opcja A: "Wyślij na adres email klienta" - stosujemy ją w przypadku, gdy adresatem wiadomości ma być gość hotelowy.
Opcja B: "Wyślij na adres email właściciela pokoju" - stosujemy ją w przypadku, gdy adresatem wiadomości wcale nie ma być gość hotelowy, a właściciel danego pokoju / apartamentu. Adres email właściciela ustawiamy w menu Narzędzia --> Konfiguracja --> Użytkownicy --> edytujemy danego użytkownika, będącego właścicielem pokoju / apartamentu --> Uzupełniamy pole "Email".
Opcja C: "Dodatkowe adresy email" - pozwala na zdefiniowanie konkretnych adresów email, na które zostanie wysłane dane potwierdzenie. Przykładowo możesz więc ustawić, aby wiadomość była zawsze wysyłana do kierownika obiektu.

UWAGA! W przypadku wybrania opcji B, znaczenie ma pokój / apartament, który został przypisany do danego użytkownika. Możemy to sprawdzić w menu Narzędzia --> Konfiguracja --> Użytkownicy --> edytujemy danego użytkownika, będącego właścicielem pokoju / apartamentu --> Pokoje widoczne dla użytkownika.

Okno 4. W tym oknie możesz ustawić dostępność danego szablonu, a zarazem czas jego automatycznej wysyłki.

Do wyboru są następujące opcje:

- Po utworzeniu rezerwacji
- Przed rozpoczęciem rezerwacji
- Po rozpoczęciu rezerwacji
- W trakcie trwania rezerwacji
- Przed zakończeniem rezerwacji
- Po zakończeniu rezerwacji
- Po wprowadzeniu modyfikacji
- Po anulacji
- W dowolnym momencie

Każda z powyższych opcji posiada obok swojej nazwy ikonkę pytajnika, w której znajdziesz szczegółowe wyjaśnienie sposobu jej działania.



Okno 5: W tym oknie możesz zdecydować, czy dany szablon będzie wysyłany ręcznie lub też automatycznie.

Jeżeli wybierzesz wysyłkę automatyczną, na kolejnych stronach kreatora będziesz mógł konkretnie zdefiniować czas i warunki wysyłki danego potwierdzenia.

Zauważ także, że zaznaczenie tej opcji powoduje pojawienie się dwóch dodatkowych pól:

- "Podaj liczbę dni": wpisanie liczby spowoduje automatyczną wysyłkę po upłynięciu danej liczby dni. Przykładowo, jeżeli wybierzesz dostępność szablonu "Przed rozpoczęciem rezerwacji" i wpiszesz wartość 3, system automatycznie wyśle maila do klienta na 3 dni przed rozpoczęciem rezerwacji.

UWAGA! Możesz także wpisać wartość 0, aby system wysłał wiadomość natychmiast po utworzeniu rezerwacji.

- "Podaj godzinę wysłania": szablon zostanie wysłany do klienta o wskazanej godzinie, jeżeli program KWHotel jest wówczas uruchomiony. Jeśli w momencie wysyłki program jest wyłączony, KWHotel podejmie próbę wysyłki wiadomości natychmiast po jego ponownym włączeniu.

UWAGA! Możesz także zostawić to pole pustym, aby wiadomość była wysyłana natychmiast po spełnieniu danego kryterium. Oczywiście program KWHotel nadal musi być wówczas włączony lub wysyłka odbędzie się zaraz po ponownym włączeniu programu, jeżeli cykl wysyłki został ominięty.



W przypadku wybrania opcji ręcznej wysyłki, szablon będzie dostępny do wysyłki w oknie rezerwacji (opcja "Wystaw dokument"). Należy jednak pamiętać, że szablon wyświetli się tylko wtedy, gdy będą spełnione wszystkie warunki, określone przez Ciebie podczas procesu tworzenia szablonu.



Okno 6. W tym oknie możesz określić konkretne kryteria, w ramach których wiadomość ma zostać wysłana.

- Język dokumentu
- Status płatności rezerwacji
- Źródło rezerwacji
- Wybrany pokój
- Wybrany typ pokoju

Każda z powyższych opcji posiada obok swojej nazwy ikonkę pytajnika, w której znajdziesz szczegółowe wyjaśnienie sposobu jej działania.

UWAGA! Aktualnie nie ma możliwości zaznaczeniu kilku pokoi lub kilku typów pokoi, na które dany szablon ma zostać wysłany. Możesz więc albo wysłać ten sam szablon do wszystkich pokoi / typów pokoi albo utworzyć po jednym szablonie na każdy pokój / typ pokoju.



Okno 7. 
W tym oknie możesz wybrać istniejący już szablon i nacisnąć przycisk "Edit template" (pozwoli to na jego modyfikację) lub przygotować własny szablon poprzez naciśnięcie przycisku "Nowy szablon".


Szablon to kombinacja treści oraz załącznika. W obrębie danego szablonu możesz także zdecydować się na zupełne pominięcie załącznika.



Okno 8. Nowo otwarte okno składa się z dwóch zakładek - "Treść" oraz "Załącznik". W zależności od zakładki, możesz skorzystać z kilku rodzajów formatów wiadomości email i SMS:

- Plik .FRX (Treść & Załącznik)
- Wiadomość SMS (Treść)
- Plik HTML / XML (Treść)
- Treść (Treść)
- Plik .RDLC (Załącznik)
- Dowolny plik (Załącznik)

Poniżej znajdziesz omówienie każdego z powyższych rodzajów.

- Plik .FRX: format, który możesz edytować we wbudowanym programie Fast Report. Po zaznaczeniu tej opcji, należy skorzystać z jednego z poniższych przycisków:

ZAŁADUJ PLIK: kliknięcie tej opcji spowoduje otwarcie katalogu programu KWHotel, przechowującego pliki .FRX. Wybierz interesujący Cię plik i naciśnij "Otwórz".
EDYTUJ PLIK: kliknięcie tej opcji spowoduje otwarcie edytora Fast Report, w którym możesz zmodyfikować wczytany przez Ciebie szablon potwierdzenia.
NOWY PLIK: kliknięcie tej opcji spowoduje otwarcie edytora Fast Report, w którym możesz utworzyć nowy szablon, w oparciu o wybrany przez Ciebie plik.

Omówienie edycji plików .FRX znajdziesz tutaj.



- Wiadomość SMS: pozwala na wpisanie treści wiadomości SMS, która zostanie wysłana do gościa. Po zaznaczeniu tej opcji, naciśnij przycisk "Treść wiadomości" i uzupełnij treść. Możesz skorzystać ze zmiennych, dzięki którym program będzie pobierać pewne informacje (na przykład imię gościa, czy kwotę zaliczki) z okna rezerwacji, dla której będzie wysyłany dany szablon.



- Plik HTML/XML: pozwala na stworzenie wiadomości, korzystając z prostego edytora HTML. Po zaznaczeniu tej opcji, należy skorzystać z jednego z poniższych przycisków:

ZAŁADUJ PLIK: kliknięcie tej opcji spowoduje otwarcie katalogu programu KWHotel, przechowującego pliki .HTML. Wybierz interesujący Cię plik i naciśnij "Otwórz".
EDYTUJ PLIK: kliknięcie tej opcji spowoduje otwarcie edytora HTML, w którym możesz zmodyfikować wczytany przez Ciebie szablon HTML.
NOWY PLIK: kliknięcie tej opcji spowoduje otwarcie edytora HTML, w którym możesz utworzyć nowy szablon, w oparciu o wybrany przez Ciebie plik.



- Treść: pozwala na wpisanie prostej wiadomości tekstowej, która zostanie wysłana do gościa. Po zaznaczeniu tej opcji, naciśnij przycisk "Treść wiadomości" i uzupełnij treść. Możesz skorzystać ze zmiennych, dzięki którym program będzie pobierać pewne informacje (na przykład imię gościa, czy kwotę zaliczki) z okna rezerwacji, dla której będzie wysyłany dany szablon.



- Plik .RDLC: 
starsza wersja formatek dokumentów, używana w poprzednich wersjach KWHotel. Jej edycja jest możliwa jedynie z pomocą zewnętrznego programu Microsoft Visual Studio.



- Dowolny plik: pozwala na załadowanie dowolnego pliku (na przykład regulaminu obiektu, w formacie .PDF).


Krok 9. Zapisanie zmian spowoduje powrót do okna wyboru szablonu. Naciśnij przycisk „Next”.



Krok 10. Dotrzesz do okna podziękowania za stworzenie szablonu

Gratulacje! Właśnie utworzyłeś nowy szablon wysyłki maila / SMS. Naciśnij Zapisz, aby zakończyć pracę kreatora.




***** Przetestowanie nowo utworzonego szablonu *****

W przypadku szablonu przeznaczonego do ręcznej wysyłki:

Krok 1: Przechodzimy do okna dowolnej rezerwacji.
Krok 2: Klikamy na przycisk "Wystaw dokument".
Krok 3: Z listy wybieramy utworzony przez nas szablon.

UWAGA! Jeżeli szablon nie znajduje się na liście, co najmniej jeden z określonych przez Ciebie w kreatorze warunków nie został spełniony.


Krok 4. W nowo otwartym oknie upewnij się, że adres email, na który chcesz wysłać szablon, jest poprawny.
Krok 5. Naciśnij przycisk "Send message".


W przypadku szablonu przeznaczonego do automatycznej wysyłki:

Krok 1: Przejdź do Menu Narzędzia > Konfiguracja > Email.
Krok 2. W polu "Przesyłaj kopie e-maili na adres" wprowadź adres email na który, w ramach testów, mają być przesyłane wszystkie wiadomości.
Krok 3. Zapisz zmiany


Krok 4. Utwórz nową rezerwację. Wprowadź takie dane, aby warunek automatycznej wysyłki został spełniony.
Krok 5. Zapisz rezerwację.


Krok 6. Sprawdź, czy wiadomość została poprawnie wysłana o określonej przez Ciebie porze i statusie. Wszystkie wysłane z programu wiadomości, możesz sprawdzić, klikając na przycisk "Email log".


UWAGA! Jeżeli przyjrzysz się powyższemu zrzutowi ekranu, w kolumnie "Tytuł wiadomości" dostrzeżesz zdanie "< > Dziękujemy za dokonanie rezerwacji!". Znak " < > " oznacza, iż w tym miejscu wskazany byłby adres email klienta, na którego nominalnie miałaby zostać wysłana Twoja wiadomość. Ponieważ w swojej testowej rezerwacji nie umieściłem adresu email klienta, pole jest puste. Informacja ta będzie wyświetlana tylko dla tych maili, które były robione w ramach testów (opcja automatycznej wysyłki jest odznaczona, wprowadzony jest tylko adres do wysyłki kopii maili).

Jeżeli wszystkie utworzone przez Ciebie automatyczne szablony działają prawidłowo, możesz powrócić do menu Narzędzia > Konfiguracja > Email, usunąć email z pola "Przesyłaj kopie e-maili na adres" i zaznaczyć opcję "Włącz automatyczne wysyłanie potwierdzeń".


Gratulacje! Właśnie skonfigurowałeś szablon wysyłki wiadomości!


15 z 52 uznało to za pomocne.   




Powered by LiveZilla Website Chat Software