02. Tworzenie rezerwacji grupowych (0.47)
Oprogramowanie hotelowe KWHotel posiada dwa podstawowe widoki, pozwalające na zarządzanie rezerwacjami: Grafik rezerwacji oraz Dashboard.

Artykuł został oparty na webinarze, przeprowadzonym przez Pana Kajetana Woyciechowskiego, twórcę programu KWHotel.


***** Dokonywanie rezerwacji grupowej za pomocą modułu Dashboard *****

Przejdź do modułu Dashboard (1). Aby dokonać rezerwacji, należy zaznaczyć na kalendarzu interesujące Cię daty pobytu (2).
Po zaznaczeniu dat, system wyświetli wszystkie typy pokoi, które dostępne są w danym terminie (3).
W kolumnie "Ilość" należy wskazać, ile pokoi danego typu chcesz zarezerwować (4).
Na koniec kliknij przycisk "Zarezerwuj wybrane pokoje" (5).
Otwarte zostanie okno rezerwacji grupowej, w którym rezerwacja będzie dokonana na zasób (bez przypisania numeru pokoju).
Więcej informacji, dotyczących modułu Dashboard, znajdziesz tutaj.




***** Dokonywanie rezerwacji grupowych na Grafiku *****

Przejdź do modułu „Grafik”. Zaznacz na kalendarzu interesujące Cię terminy pobytu dla wybranych pokoi.
Następnie wykonaj jedną z poniższych czynności:

- naciśnij przycisk Enter,
- kliknij klawisz „Zarezerwuj”,
- naciśnij prawym przyciskiem myszy na odpowiednim terminie na grafiku.

Każda z powyższych akcji spowoduje otwarcie okna rezerwacji grupowej.


Alternatywą dla wyżej opisanych sposobów jest zaznaczenie jedynie pierwszego dnia rezerwacji. Następnie kliknij przycisk "Rezerwacja grupowa" 
lub naciśnij klawisz Enter. Datę rezerwacji oraz pokoje możesz poprawić w nowo otwartym oknie rezerwacji grupowej.


***** Okno rezerwacyjne – rezerwacje grupowe *****

Okno rezerwacji grupowej składa się z następujących elementów:


1. Okres pobytu

Zmiany terminu pobytu można dokonać na dwa sposoby:

a) W oknie rezerwacyjnym. Należy wskazać dzień rozpoczęcia rezerwacji lub datę wyjazdu.

b) Na grafiku rezerwacji. Należy zaznaczyć daną rezerwację. Następnie, przytrzymując wciśnięty klawisz SHIFT
oraz mając lewy kursor myszy ustawiony na róg rezerwacji, przedłużyć ją lub skrócić.
Na koniec zapisujemy zmiany.

UWAGA! Na grafiku rezerwacji możesz także włączyć opcję „Przenoszenie rezerwacji bez Shift”.
Wówczas przytrzymanie klawisza Shift nie jest wymagane.

Możesz również stworzyć rezerwację dla kilku różnych terminów pobytu. W tym celu:

Krok 1. W sekcji "Pokoje" zaznacz kursorem terminy, który chciałbyś zmodyfikować.
Krok 2. W sekcji "Okres pobytu" otwórz kalendarz dnia rozpoczęcia pobytu lub zakończenia pobytu.
Modyfikowane przez Ciebie terminy zostaną zaznaczone na zielono w sekcji "Pokoje".
Krok 3. Zmień datę przyjazdu lub wyjazdu - zmiana zostanie po chwili odnotowana w sekcji "Pokoje".




2. Dane gości

Jeśli zależy Ci na szybkim dokonaniu rezerwacji, wystarczy wprowadzić imię oraz nazwisko gościa.

Aby uzupełnić informacje o kliencie, używamy klawisza "Edytuj klienta". Spowoduje to otwarcie nowego okna, w którym w zakładce „Dane osobowe” uzupełnij wszystkie potrzebne dane, wraz z określeniem czy jest to osoba prywatna czy firma.
Istnieje również możliwość zaznaczenia statusu klienta „dziecko”, „stały klient” lub „niechciany klient”, a także uzupełnienia zniżki w wybranym okresie czasu.
Ponadto z poziomu tego okna można wystawić kartę meldunkową. Szczegółowe informacje, dotyczące dodawania klientów, znajdziesz tutaj.

Jeśli chcesz dodać kolejnego gościa do wybranego pokoju, wybierz opcję „Dodaj klienta”.
W przypadku gdy masz więcej niż jedną osobę przypisaną do danego pokoju, przed zapisaniem rezerwacji zaznacz osobę, której imię ma być prezentowane na grafiku.

W przypadku gdy rezerwacji dokonała inna osoba niż ta, która będzie gościła w hotelu, nie edytuj klienta, gdyż spowoduje to zmianę danych obecnego gościa.
Jest to szczególnie niebezpieczne w sytuacji, gdy mówimy o powracającym kliencie – dane tej osoby zostałyby wówczas zmodyfikowane również we wszystkich przeszłych rezerwacjach.
Zamiast tego wybierz więc opcję „Usuń klienta”, a następnie „Dodaj klienta” i wprowadź właściwą osobę.


3. Status rezerwacji – służy do wybierania statusu rezerwacji.

W programie KWHotel wyróżniamy 12 statusów rezerwacji (A) (4 dla rezerwacji przeszłych, 4 dla teraźniejszych oraz 4 dla przyszłych).
Są one wyświetlane dynamicznie, w zależności od aktualnej daty oraz stanu płatności rezerwacji.
Nigdy nie zdarzy się więc, że w oknie wyboru statusu rezerwacji zobaczysz je wszystkie jednocześnie.
Wybory prezentowane przez program są jedynymi logicznymi możliwościami na danym etapie rezerwacji.



4. Dodatkowy status rezerwacji – pozwala utworzyć dodatkowy status rezerwacji. Więcej informacji na temat tworzenia dodatkowych statusów rezerwacji znajdziesz tutaj.

5. Uwagi

Program daje możliwość wpisania dowolnego komentarza do rezerwacji.
Jeśli zaznaczysz opcję "Wyświetlaj pierwszą linię uwag na grafiku rezerwacji”, pierwsza linijka informacji zamieszczonych w polu „Uwagi” zostanie wyświetlona na grafiku.

W przypadku, gdy chcesz wyświetlić dłuższy tekst, należy wybrać ikonę dymku i w nowo otwartym edytorze tekstu zamieścić treść uwag.
O wprowadzonym w ten sposób komentarzu będzie informować zmiana koloru ikony dymku na niebieski.



Istnieje również możliwość ustawienia przypomnienia o danej rezerwacji na konkretny dzień oraz godzinę.
Aby ustawić przypomnienie, należy zaznaczyć opcję „Przypomnienie do rezerwacji”, a następnie ustawić termin przypomnienia. Treścią tego powiadomienia będą informacje zawarte w polu „Uwagi”.
W przypadku gdy chcesz ustawić przypomnienie dla konkretnych osób lub z inną treścią niż zamieszczona w polu uwagi, należy skorzystać z opcji zamieszczonych pod ikoną dzwonka. Instrukcję znajdziesz tutaj.

6. Pokoje

W tej części okna możesz zarządzać pokojami przyporządkowanymi do rezerwacji grupowej.
Rezerwację rozpoczynamy od ustalenia wynajmowanych pokoi.
W prawej części okna wybieramy daty, w których ma być wynajmowany dany pokój / pokoje. Przenosimy je za pomocą strzałek: 

a) Zielona strzałka z cyfrą 1 pozwala dołączyć wybrany pokój do rezerwacji,
b) Zielona strzałka pozwala dołączyć wszystkie wyświetlane pokoje do rezerwacji,
c) Czarna strzałka z cyfrą 1 pozwala wyłączyć dany pokój z rezerwacji,
d) Czarna strzałka pozwala wyrzucić wszystkie pokoje z danej rezerwacji.

Prawa część okna zawiera także dwie interesujące funkcje:
Filtr - pozwala wybrać konkretny typ pokoi, które chciałbyś dodać do rezerwacji,
Pokaż zajęte pokoje - wyświetla pokoje, w których są już zarezerwowane pobyty. Dzięki temu możesz dodać je do bieżącej rezerwacji grupowej.



Obok zakładki "Pokoje" znajdziesz także zakładkę "Grupy pokoi" - pozwala ona tworzyć rezerwacje na zasobach.
Jej wygląd i logika działania są takie same, jak w przypadku modułu Dashboard, o którym możesz przeczytać na początku niniejszego artykułu.

7. Rozliczenia

Zakładka „Rozliczenia” pozwala na wybór jednego z trzech sposobów rozliczania rezerwacji.

Sposób 1. - Cena pokoju za dobę
Wpisujemy cenę pokoju za dobę w kolumnie "Stała cena", zlokalizowanej w tabeli z pokojami, u dołu okna.

Sposób 2. - Cena za osobo-doby
Wpisujemy cenę pokoju za osobę w kolumnie "Cena os.", zlokalizowanej w tabeli z pokojami, u dołu okna.

Dodatkowe informacje, dotyczące ustalania powyższych cen w module „Pokoje”, znajdziesz tutaj.

Sposób 3. - Plany Cenowe

Używamy cenników stworzonych w zakładce „Plany Cenowe”. Rezerwacja zostanie przeliczona według wybranego cennika.
Więcej informacji na temat tworzenia planów cenowych znajdziesz tutaj.



Opcja "Stała cena za osobo-doby" (A) - po włączeniu tej opcji i wprowadzeniu ceny za osobo-doby w polu obok, wartość ta będzie automatycznie
stosowana do wszystkich pokoi w rezerwacji (zmiana wartości spowoduje także modyfikację ceny za całą rezerwację grupową).

Opcja "Niezmienna kwota wpłat podczas dodawania i usuwania pokoi" (B) - zaznaczenie tej opcji spowoduje, że zaliczki wprowadzone dla konkretnych pokoi nie zostaną rozdzielone na wszystkie pokoje, kiedy dodasz lub usuniesz pokoje w rezerwacji grupowej.

Naciśnięcie klawisza „Zapłacono” (C) spowoduje automatyczne dopisanie brakującej kwoty do pola „Wpłata”.
Ręczne wpisanie brakującej kwoty przyniesie identyczny rezultat.

Zaznaczenie pola „Gwarancja kartą kredytową” (D) stanowi przypomnienie, iż posiadasz dane karty kredytowej gościa.
Jeżeli więc gość dokonał przykładowo rezerwacji poprzez portal Booking.com, pole to przypomni nam, iż powinniśmy pobrać od niego pieniądze z karty kredytowej (jeżeli rezerwacja została potwierdzona).

Przycisk „Termin wpłaty zaliczki” (E) pozwala nam monitorować, czy klient uiścił zaliczkę w odpowiednim terminie.
Jeśli minie ustawiona data wpłaty zaliczki, a klient nie dokona płatności, rezerwacja na grafiku będzie wyświetlana w kolorze czerwonym.

Pole „Rabat za nocleg” (F) pozwala nam wprowadzić procentową wartość rabatu za nocleg. Rabat ten nie jest więc aplikowany do cen za posiłki czy inne usługi.

Opcja „Dolicz opłatę miejscową” (G) pozwala na ręczne doliczenie opłaty miejscowej.
W module „Konfiguracja” programu KWHotel możesz ustawić automatyczne naliczanie opłaty miejscowej. Więcej informacji o module „Konfiguracja” znajdziesz tutaj.

Opcja „Dodatkowy podatek” (H) stosowana jest w niektórych krajach zagranicznych.
Pozwala ona wprowadzić podatek, który będzie doliczany dodatkowo do ceny noclegu (w przeciwieństwie do standardowego podatku w programie, który jest już wliczony w cenę).



8. Pozostałe funkcje:

Opcja „Wystaw dokument” (A) daje możliwość wystawienia różnego rodzaju potwierdzeń.
Więcej informacji, dotyczących tworzenia potwierdzeń rezerwacji, znajdziesz tutaj.

Ikona kalkulatora (B) – uruchamia kalkulator systemu Windows.

Usuń rezerwację (C) – pozwala usunąć rezerwację z grafiku. Podczas usuwania rezerwacji, recepcjonista może podać powód usunięcia rezerwacji z grafiku.
Powody usunięcia rezerwacji można odczytać w menu Narzędzia > Odwołane rezerwacje. Tam też możesz ponownie przywrócić rezerwację na grafik.

Klawisz „Płatności” (D) – pozwala na generowanie linków do szybkiej płatności online.
Po utworzeniu linku, można wysłać go do klienta w mailu zawierającym potwierdzenie rezerwacji. Jeżeli klient dokona płatności, informacja ta zostanie odnotowana przez program.

Pomarańczowa ikona zegara otwiera okno „Historia rezerwacji” (E) - wyświetlają się w nim pierwotne informacje o rezerwacji, czyli takie jakie zostały wpisane w momencie jej dodania.
Treści zaznaczone na czerwono oznaczają, że dana informacja została zmodyfikowana. Poniżej zostanie również wyświetlona pełna historia zmian.




9. Dokumenty - służy do wystawiania dokumentów księgowych. Z tego miejsca możesz wystawić następujące dokumenty:

- Faktura (zaliczkowa i końcowa)
- Rachunek (zaliczkowy i końcowy)
- Proforma (zaliczkowa i końcowa)
- Paragon
- Dokument kasowy

Dokumenty księgowe, wystawione w tym miejscu, będą powiązane z daną rezerwacją.

10. Posiłki - pozwala dodać do rezerwacji posiłki oraz dodatkowe usługi
Szczegółową instrukcję zarządzania posiłkami znajdziesz tutaj.
Instrukcja zarządzania usługami w zakładce „Posiłki” dostępna jest tutaj.

11. Towary - otwiera okno, w którym możemy umieścić dodatkowe obciążenia klienta. Nazwę towaru możesz wprowadzić ręcznie.
Jeżeli jednak utworzyłeś zawczasu tak zwaną „Bazę asortymentu”, wystarczy wprowadzić pierwsze cztery litery danego produktu – program wyświetli wówczas proponowane usługi.

Sekcję "Należące do grupy" możesz uzupełnić ręcznie w niniejszej zakładce.

W przypadku sekcji "Do pojedynczych rezerwacji", należy edytować konkretną rezerwację i tam wprowadzić należące do niej towary i usługi.

Więcej informacji o tworzeniu własnej bazy asortymentu znajdziesz tutaj.

12. Pozostałe

W zakładce „Pozostałe” możesz uzupełnić następujące informacje:
- źródło rezerwacji,
- kanał rezerwacji,
- segment rezerwacji,
- numer rezerwacji online.

Istnieje także możliwość połączenia rezerwacji pojedynczych w grupową. W tym celu:
Krok 1. Otwieramy pierwszą rezerwację pojedynczą, którą chcemy dodać do rezerwacji grupowej,
Krok 2. W prawej części okna, w zakładce „Pozostałe”, należy uzupełnić numer rezerwacji grupowej (w przypadku, gdy chcemy dołączyć rezerwację pojedynczą do istniejącej już rezerwacji grupowej).
Jeżeli natomiast chcemy utworzyć nową rezerwację grupową, należy pozostawić wartość „0” – program otworzy wówczas okno nowej rezerwacji grupowej.
Krok 3. Odczytujemy numer rezerwacji grupowej,
Krok 4. Otwieramy kolejną rezerwację pojedynczą i w zakładce „Pozostałe” uzupełniamy numer rezerwacji grupowej, do której ma ona zostać dołączona.



13. Własne - pozwala na dodanie własnych pól rezerwacji.
Szczegółową instrukcję korzystania z tej zakładki znajdziesz tutaj.

14. Usługi - pozwala na wprowadzenie do rezerwacji usług czasowych, jak na przykład wynajem sali konferencyjnej lub sauny.
Więcej informacji, dotyczących tworzenia usług, znajdziesz tutaj.

15. Grafik sprzątań - pokazuje kalendarz z zaznaczonym na żółto okresem pobytu klientów.
Dla każdej rezerwacji można ustalić inny okres sprzątania, zaznaczając dni tygodnia (status pokoju w te dni zmieni się na „Brudny”) lub odstęp czasowy w dniach (w tym celu należy kliknąć na przycisk „Odstęp”).
Wybrane dni podświetlą się na różowo. W polu notatki wpisujemy komunikat, który ma zostać wyświetlony personelowi sprzątającemu. Wszystkie informacje mogą być wydrukowane w formie raportu sprzątania.



16. Zakładka SPA - zakładka ta pojawi się tylko w momencie, gdy Użytkownik posiada aktywną licencję na moduł „KWSpa”.
Pozwala ona przypisać usługę SPA bezpośrednio w oknie rezerwacji.



***** Okno rezerwacyjne – konfiguracja *****

Jeśli chcesz zmienić wygląd rezerwacji wyświetlanych na grafiku, należy przejść do menu Narzędzia > Konfiguracja > Grafik rezerwacji.
W nowo otwartym oknie konfiguracji możemy, między innymi, zmieniać domyślne kolory rezerwacji, grubość obramowania oraz zaznaczyć etykiety, które chcemy widzieć na grafiku.
Więcej informacji, dotyczących modułu „Konfiguracja”, znajdziesz tutaj.
Twoja odpowiedź pomoże nam udoskonalić tę usługę. Jesteśmy bardzo wdzięczni za opinie.




Powered by LiveZilla Website Chat Software