Zakładka "Faktury", zlokalizowana w menu
Narzędzia >
Konfiguracja >
Email, pozwala na automatyczną lub ręczną wysyłkę dokumentów księgowych po ich stworzeniu.
***** Konfiguracja skrzynki pocztowej w programie KWHotel *****
Krok 1. Przejdź do menu Narzędzia > Konfiguracja > Email > zakładka „Konfiguracja”.
Krok 2. Zaznacz opcję "Wysyłaj wiadomość z poczty programu KWHotel".
Krok 3. Uzupełnij konfigurację swojej poczty. Jeżeli nie jesteś pewien poprawnych ustawień, skontaktuj się z osobą, która zakładała pocztę w Twoim obiekcie lub poszukaj poprawnej konfiguracji w Internecie.
Krok 4. Po wprowadzeniu danych, naciśnij niebieski przycisk "Test". Spowoduje to wysłanie wiadomości testowej na Twoją pocztę.
Krok 5. Jeżeli test przeszedł pomyślnie i na Twoją skrzynkę trafiła wiadomość testowa, możesz zapisać zmiany.
***** Konfiguracja ręcznej wysyłki faktur *****
Konfiguracja ręcznej wysyłki faktur znajduje się w menu Narzędzia > Konfiguracja > Email > Faktury > Manualna wysyłka dokumentów.
Zakładka ta pozwala na skonfigurowanie szablonów wysyłki dokumentów księgowych, które następnie można ręcznie wysłać podczas generowania dokumentu.
Krok 1. Będąc w zakładce "Manualna wysyłka dokumentów", naciśnij przycisk "Dodaj".
Krok 2. W polu "Nazwa szablonu" wprowadź jego nazwę. Będzie ona dostępna w oknie wysyłki dokumentu.
Krok 3. W polu "Template title" wprowadź tytuł wiadomości mailowej, która będzie wysyłana do klienta w ramach tego szablonu.
Krok 4. W polu "Sender name" wprowadź nazwę nadawcy.
Krok 5. Wybierz format dokumentu (FRX, HTML lub Treść) oraz wprowadź niezbędne poprawki.
Poniżej znajdziesz omówienie każdego z tych formatów.
-
Plik .FRX: format, który możesz edytować we wbudowanym programie Fast Report. Instrukcję edycji formatek znajdziesz
tutaj.
-
Plik HTML/XML: pozwala na stworzenie wiadomości, korzystając z prostego edytora HTML.
-
Treść: pozwala na wpisanie prostej wiadomości tekstowej, która zostanie wysłana do gościa.
Krok 6. Naciśnij przycisk "Zapisz", aby zakończyć konfigurację.
***** W jaki sposób wysłać dokument księgowy do klienta *****Krok 1. Otwórz dokument księgowy, który chcesz wysłać do klienta.
Krok 2. Naciśnij przycisk "Zapisz".
Krok 3. Kliknij przycisk "Wyślij e-mail".
UWAGA! Jeżeli nie widzisz przycisku „Wyślij e-mail” oznacza to, że w menu Narzędzia > Konfiguracja > Email > Faktury > „Automatyczna wysyłka dokumentów” włączona została co najmniej jedna automatyczna wysyłka. Należy wówczas odznaczyć wszystkie automatycznie wysyłane dokumenty i sprawdzić, czy przycisk „Wyślij e-mail” jest już dostępny.
Krok 4. W polu "E-mail" wprowadź adres mailowy klienta.
Krok 5. W polu "Template" wybierz szablon dokumentu księgowego, który utworzyłeś.
Krok 6. W polu "Title" wprowadź tytuł wiadomości mailowej.
Krok 7. Naciśnij przycisk "Send message", aby wysłać wiadomość do klienta.
***** Konfiguracja automatycznej wysyłki faktur *****
W tym oknie możesz włączyć automatyczne wysyłanie dokumentów księgowych po ich stworzeniu. Opcja ta działa zarówno w oknie rezerwacji (przycisk "Wystaw dokument"), jak i w zakładce "Dokumenty Księgowe".
Konfiguracja każdego rodzaju dokumentu księgowego dokonywana jest oddzielnie.
Poniższy przykład opisuje konfigurację wysyłki faktury końcowej.
Krok 1. Z listy wybierz opcję "faktura końcowa".
Krok 2. Wprowadź tytuł wiadomości mailowej.
Krok 3. Wprowadź treść wiadomości mailowej.
Krok 4. Kliknij przycisk "Zapisz", aby zapisać zmiany dla tego typu dokumentu księgowego.
Aby dodać konfigurację dla kolejnego typu dokumentu księgowego, wybierz go z listy, wskazanej w kroku 1.
Po skończonej konfiguracji, wystarczy zaznaczyć typy dokumentów księgowych, dla których chcemy ustawić automatyczną wysyłkę (5).
